Aufschreiben muss
man sie.

Was gilt

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine Pflicht ergibt, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Daneben verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG schon lange, Arbeitszeiten über die werktägliche Arbeitszeit hinaus aufzuzeichnen.

• Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – daraus ergeben sich auch die Pausen.
• Die Form ist nicht vorgeschrieben. Papier ist zulässig, eine Tabelle auch. Elektronisch ist einfacher, aber keine Bedingung.
• Aufzeichnen darf auch die Beschäftigte oder der Beschäftigte selbst. Die Verantwortung, dass es geschieht, bleibt beim Arbeitgeber.
• Aufbewahrt wird über die gesetzlich vorgesehene Dauer.

Ein Gesetz, das die Einzelheiten regelt, war zum Zeitpunkt dieses Beitrags in Arbeit. Was am Ende genau gefordert wird – etwa eine elektronische Form oder Ausnahmen für kleine Betriebe –, kann davon abweichen. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.

Warum es sich auch ohne Pflicht lohnt

1. Nachweis bei Streit. Ohne Aufzeichnungen steht Aussage gegen Aussage – und die Beweislast liegt beim Arbeitgeber.
2. Nachkalkulation. Erst wenn Stunden auf Aufträgen liegen, weiß man, welche Art von Auftrag sich rechnet und welche nicht.
3. Abrechnung nach Aufwand wird belegbar statt geschätzt.
4. Überstunden werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden.
5. Personalplanung auf Zahlen statt auf Gefühl.

Worauf bei einem System zu achten ist

• Auf der Baustelle bedienbar, mit dicken Fingern und Handschuhen. Was umständlich ist, wird abends geschätzt statt erfasst.
• Funktioniert ohne Netz und überträgt später. Funklöcher gibt es genug.
• Auftragsbezug. Ein System, das nur „gearbeitet von 7 bis 16" kennt, verschenkt den halben Nutzen.
• Export. Die Daten müssen in die Lohnabrechnung, ohne dass jemand abtippt.
• Datenschutz. Standortdaten sind heikel. Eine dauerhafte Ortung ist in aller Regel unzulässig; die Erfassung von Kommen und Gehen reicht.
• Mitbestimmung. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig.

Der Einstieg ohne Projekt

1. Mit dem anfangen, was da ist: ein einheitlicher Stundenzettel für alle, digital oder auf Papier, mit Auftragsnummer.
2. Eine feste Zeit für die Abgabe. Täglich ist ideal, wöchentlich ist das Minimum – geschätzte Stunden nach drei Wochen sind wertlos.
3. Nach zwei Monaten auswerten: Wo liegen die Stunden wirklich? Dieser Blick überrascht fast jeden Betrieb.
4. Erst dann ein Werkzeug auswählen, das genau das abbildet, was sich bewährt hat.

Wer die Erfassung mit der Auftragsverwaltung verbindet, bekommt zwei Dinge auf einmal: die Pflicht erfüllt und eine Nachkalkulation, die vorher niemand hatte.