Eine Angabe fehlt,
der Abzug ist weg.
Eine Rechnung ohne eine der Pflichtangaben ist nicht ungültig – aber sie kostet den Empfänger unter Umständen den Vorsteuerabzug. Und die Person, die sich dann meldet, ist selten gut gelaunt. Deshalb lohnt es sich, die Liste einmal richtig abzuarbeiten.
Die Pflichtangaben
Die Anforderungen stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Sie gelten für jede Form der Rechnung: auf Papier, als PDF und im strukturierten Format.
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Empfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers.
- Ausstellungsdatum.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben. Lücken sind erklärungsbedürftig.
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung.
- Zeitpunkt der Leistung oder der Monat, in dem sie erbracht wurde. Fehlt häufig – „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt, wenn es stimmt.
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und jede im Voraus vereinbarte Minderung.
- Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
- Bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift".
Sonderfälle, die oft vorkommen
- Kleinbetragsrechnungen. Bis zu einer gesetzlich festgelegten Grenze genügen weniger Angaben – im Kern Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Entgelt und Steuersatz. Die aktuelle Grenze gehört einmal bei der Steuerberatung nachgefragt, sie wurde in der Vergangenheit geändert.
- Kleinunternehmer. Wer die Regelung des § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen Hinweis auf die Regelung auf. Steht dort trotzdem eine Steuer, schuldet man sie.
- Bauleistungen an Unternehmer. Hier geht die Steuerschuld unter Umständen auf den Empfänger über; die Rechnung braucht dann den entsprechenden Hinweis und weist keine Steuer aus.
- Leistungen an Privatkunden im Zusammenhang mit Grundstücken. Hier gilt eine Pflicht zur Rechnungsstellung innerhalb einer Frist und ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers.
Die elektronische Rechnung
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland wird die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format zum Regelfall. Ein PDF ist in diesem Sinne keine elektronische Rechnung, sondern ein digitalisiertes Papier.
- Empfangen können muss man solche Rechnungen bereits – dafür genügt im Kern eine E-Mail-Adresse und ein Programm, das das Format lesen kann.
- Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen, abhängig von Größe und Umsatz. Welche Stufe wann greift, gehört einmal mit der Steuerberatung geklärt.
- Die gängigen Formate sind ein reines Datenformat und ein Mischformat, bei dem die Daten im PDF eingebettet sind.
- Wer ein Rechnungsprogramm nutzt, bekommt das meist als Aktualisierung. Wer mit Textverarbeitung schreibt, braucht einen anderen Weg.
Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen und Grenzen ändern sich; maßgeblich ist die Auskunft der Steuerberatung.
Was die Zahlung beschleunigt
- Sofort stellen. Jede Woche Verzögerung verschiebt den Zahlungseingang um mindestens dieselbe Zeit.
- Ein klares Zahlungsziel mit Datum statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen". Ein Datum wird eher eingehalten als eine Frist.
- Alle Angaben zum Zahlen gut sichtbar, dazu die Rechnungsnummer als Verwendungszweck.
- Freundlich erinnern, bevor gemahnt wird. Die meisten unbezahlten Rechnungen sind vergessen, nicht verweigert.
- Den Versand automatisch aus dem Auftrag erzeugen. Was nicht abgetippt wird, wird auch nicht vergessen.