Empfangen musst
Du sie längst.
Die Umstellung auf die elektronische Rechnung läuft in Stufen, und die erste ist längst vorbei: Empfangen können muss sie im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen bereits jeder. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen – aber wer wartet, bis sie greifen, bereitet sich unter Zeitdruck vor.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen und weiterverarbeiten lässt. Sie folgt einer europäischen Norm.
- Keine E-Rechnung: ein PDF per E-Mail. Das ist eine „sonstige Rechnung" – lesbar für Menschen, nicht auswertbar für Programme.
- Keine E-Rechnung: ein eingescanntes Papier, ein Foto, ein Textdokument.
- E-Rechnung: ein reines Datenformat, das aussieht wie Programmcode und von einem Betrachterprogramm dargestellt wird.
- E-Rechnung: ein Mischformat, bei dem die Daten in einem PDF eingebettet sind. Menschen sehen das gewohnte Bild, Programme lesen die Daten darin.
Für kleine Betriebe ist das Mischformat meist der bequemere Weg, weil die Rechnung weiterhin aussieht wie eine Rechnung.
Wer was wann muss
- Empfangen: Im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen muss der Empfang von E-Rechnungen bereits möglich sein. Es genügt im Kern eine E-Mail-Adresse und ein Programm, das das Format öffnen kann. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig.
- Ausstellen: Hier gelten gestaffelte Übergangsfristen, die sich nach dem Vorjahresumsatz richten. Größere Unternehmen sind früher dran, kleinere später. Welche Stufe für Dich wann greift, gehört mit der Steuerberatung geklärt – die Regelungen sind mehrfach angepasst worden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen. Empfangen müssen sie trotzdem können.
- Privatkunden: Für Rechnungen an Verbraucher gilt die Pflicht nicht. Dort bleibt alles wie bisher.
- Kleinbeträge und bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen.
Was jetzt zu tun ist
- Ein Postfach benennen, an das Rechnungen gehen – eine feste Adresse, nicht das private Postfach des Chefs.
- Ein Programm haben, das die Formate lesen kann. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können das inzwischen; es gibt auch kostenlose Betrachter.
- Aufbewahrung klären. Original elektronisch, unveränderbar, über die gesetzliche Frist. Das ist der Punkt, an dem eine einfache Ablage im Postfach nicht mehr reicht.
- Mit der Steuerberatung sprechen, welche Stufe wann für den eigenen Betrieb greift und wie die Belege übergeben werden sollen.
- Beim Rechnungsprogramm nachfragen, ob und ab wann es das Ausstellen unterstützt. Wer mit Textverarbeitung schreibt, braucht rechtzeitig einen anderen Weg.
- Kunden und Lieferanten informieren, an welche Adresse Rechnungen künftig gehen.
Warum das am Ende Arbeit spart
Die Pflicht ist der Anlass, der Nutzen liegt woanders. Eine Rechnung, die als Datensatz ankommt, muss nicht abgetippt werden. Sie lässt sich automatisch zuordnen, prüfen und weitergeben. Genau daran hängen in vielen Betrieben Stunden im Monat.
Dasselbe gilt in die andere Richtung: Wer Rechnungen aus dem Auftrag heraus erzeugt statt von Hand, spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch die Fehler, die später Rückfragen auslösen.
Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen und Ausnahmen ändern sich; maßgeblich ist die Auskunft der Steuerberatung.