Ein Bild vom Text
ist kein Text.
Ein eingescanntes Formular ist für ein Vorleseprogramm ein leeres Blatt. Wer darauf angewiesen ist, kann das Dokument nicht lesen, nicht ausfüllen und nicht einreichen. Genau darum geht es bei barrierefreien PDF – und es ist einfacher, als der Begriff vermuten lässt.
Was ein PDF barrierefrei macht
- Echter Text statt Bild. Ein Scan ist ein Foto. Erst eine Texterkennung macht daraus lesbaren Inhalt – das ist die Grundvoraussetzung für alles Weitere.
- Struktur. Überschriften müssen als Überschriften ausgezeichnet sein, Listen als Listen, Tabellen als Tabellen. Nur so kann ein Vorleseprogramm navigieren.
- Lesereihenfolge. Bei mehrspaltigen Dokumenten muss festgelegt sein, in welcher Reihenfolge gelesen wird. Sonst springt das Programm zwischen den Spalten.
- Alternativtexte für Bilder, die Inhalt tragen. Schmuckbilder werden als solche gekennzeichnet.
- Dokumentsprache gesetzt, damit die Aussprache stimmt.
- Titel im Dokument, nicht nur im Dateinamen.
- Ausreichender Kontrast und Schriftgrößen, die sich vergrößern lassen.
- Formularfelder mit Beschriftung, die technisch verknüpft ist – und in sinnvoller Reihenfolge bedienbar.
Wer betroffen ist
Öffentliche Stellen sind seit Jahren verpflichtet. Für Unternehmen gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, das bestimmte Produkte und Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr erfasst – mit einer Ausnahme für Kleinstunternehmen im Dienstleistungsbereich.
Neben der Pflicht gibt es einen ganz praktischen Grund: Ein PDF, das nicht durchsuchbar ist, wird auch von Suchmaschinen nicht gelesen. Und ein Formular, das niemand digital ausfüllen kann, erzeugt Anrufe. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
So entsteht ein zugängliches PDF
- Im Ausgangsdokument anfangen. Überschriften mit den vorgesehenen Formatvorlagen setzen, nicht durch größere Schrift. Listen mit der Listenfunktion. Tabellen mit Kopfzeilen.
- Alternativtexte im Ausgangsdokument hinterlegen – dort ist es einfacher als später im PDF.
- Beim Export die Option für getaggte oder barrierefreie PDF aktivieren. Sie ist in den gängigen Programmen vorhanden und standardmäßig oft aus.
- Nicht über „Drucken als PDF" exportieren – dabei geht die gesamte Struktur verloren.
- Mit einem Prüfwerkzeug kontrollieren. Es gibt kostenlose Programme, die ein PDF gegen die Anforderungen prüfen und die Stellen benennen.
- Bei Scans: Texterkennung laufen lassen und das Ergebnis korrekturlesen. Automatische Erkennung macht bei Fachbegriffen Fehler.
Die bessere Lösung: gar kein PDF
Für die meisten Inhalte auf einer Website ist ein PDF der Umweg. Eine normale Seite ist von Haus aus zugänglicher, schneller, durchsuchbar, auf dem Telefon lesbar und in der Suche auffindbar.
- Preislisten, Leistungsübersichten, Anfahrtsbeschreibungen: als Seite, nicht als Datei.
- Formulare: als Webformular. Es ist zugänglicher, kommt direkt an und muss nicht gedruckt werden.
- Stellenanzeigen: als eigene Seite mit eigener Adresse.
- Wirklich als PDF sinnvoll: Dokumente zum Aufbewahren und Weitergeben – Angebote, Rechnungen, Datenblätter, Zertifikate.
Wer ein PDF trotzdem anbietet, sollte daneben eine Seite mit demselben Inhalt stellen. Das kostet wenig und löst das Problem für alle – auch für Suchmaschinen.