Die Zeilen unter
jeder Mail.

Die Pflichtangaben

Geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe. Damit gelten dieselben Pflichtangaben wie auf Papier — und sie fehlen in erstaunlich vielen Signaturen.

• Vollständige Firma so, wie sie im Register oder in der Gewerbeanmeldung steht, inklusive Rechtsform.
• Ladungsfähige Anschrift. Ein Postfach genügt nicht.
• Bei eingetragenen Unternehmen: Registergericht und Registernummer.
• Bei Gesellschaften: die Vertretungsberechtigten namentlich.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden. Die Steuernummer gehört nicht hinein.
• Bei reglementierten Berufen zusätzlich Kammer, Berufsbezeichnung und wo die Berufsordnung einzusehen ist.

Bei Einzelunternehmern ohne Registereintrag sind es Name, Anschrift und Kontakt. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was zusätzlich sinnvoll ist

1. Name und Rolle. Der Empfänger will wissen, mit wem er spricht.
2. Telefonnummer als anklickbarer Link. Auf dem Telefon der wichtigste Eintrag überhaupt.
3. Die Website, einmal, ohne „www" und ohne „http".
4. Eine persönliche Adresse statt einer Sammeladresse. Menschen antworten eher an einen Namen als an ein Postfach — bei einem Ein-Personen-Betrieb wirkt „info@" ohnehin wie eine Abteilung, die es nicht gibt.
5. Höchstens ein Hinweis auf etwas Nützliches — ein Werkzeug, eine Beratung, einen Check. Zwei Hinweise sind einer zu viel.
6. Was nicht hineingehört: Sprüche, lange Haftungsausschlüsse, Umweltappelle, ein Bilderkatalog an Netzwerk-Symbolen. Nichts davon wird gelesen, alles davon macht die Signatur schwerer.

Die technischen Fallen

• Keine Bilder für Text. Viele Programme blockieren Bilder standardmäßig; eine Signatur als Grafik ist dann leer. Auch das Logo besser weglassen oder klein halten.
• Tabellen statt moderner Anordnung. Outlook unter Windows rendert mit der Textverarbeitungs-Engine und kennt kein flexibles Layout. Was im Browser gut aussieht, zerfällt dort.
• Stile direkt am Element. Gmail entfernt zentrale Formatblöcke und Klassen restlos.
• Schriftart an jedem Element wiederholen. Outlook vererbt Schriften nicht zuverlässig.
• Auf hellem Grund gestalten und feste Farben setzen. Im dunklen Modus färben manche Programme nicht um — dann muss der Text trotzdem lesbar bleiben.
• Kontrast prüfen. Das Kleingedruckte in hellem Grau ist bei 10 Pixeln praktisch unlesbar. Auch dort gehören mindestens 4,5:1 auf Weiß hin.
• Keine Webfont. Sie lädt in E-Mails nicht. Die Schriftliste darf trotzdem mit der Hausschrift beginnen — wer sie installiert hat, sieht sie.

Einrichten und einheitlich halten

1. Eine Fassung bauen und als formatierten Text kopieren — nicht als Quelltext einfügen.
2. In Gmail unter Einstellungen, in Outlook unter Datei und Optionen, in Apple Mail unter Einstellungen. Überall für neue Mails und für Antworten hinterlegen.
3. Eine Testmail an sich selbst schicken und auf dem Telefon ansehen. Dort fallen Umbrüche auf, die am Rechner nicht auffallen.
4. Bei mehreren Personen: eine Vorlage, in der nur Name, Rolle und Durchwahl getauscht werden. Sonst hat nach einem Jahr jeder seine eigene.
5. Einmal im Jahr prüfen: Stimmen Anschrift, Nummer und Links noch?

Und ein Punkt, der oft vergessen wird: Links in der Signatur lassen sich mit einer Kennung versehen. Dann siehst Du in der Auswertung, wie viele Besucher aus Deinen E-Mails kommen — bei hundert Mails im Monat ist das eine relevante Zahl.