Gültig ist sie.
Angekommen nicht immer.

Was gilt

• Zulässig. Eine Rechnung darf elektronisch übermittelt werden. Eine elektronische Signatur ist dafür nicht erforderlich.
• Zustimmung: Für die einfache Übermittlung per E-Mail war lange die Zustimmung des Empfängers vorgesehen — in der Praxis genügt dafür stillschweigendes Einverständnis, etwa wenn der Kunde die Rechnung widerspruchslos bezahlt. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist der elektronische Empfang inzwischen ohnehin verpflichtend.
• Unterschrift: Eine Rechnung braucht keine Unterschrift, weder auf Papier noch elektronisch.
• Pflichtangaben gelten für jeden Übermittlungsweg gleichermaßen. Was auf Papier hineingehört, gehört auch ins PDF.
• Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln — dafür braucht es ein strukturiertes Format. Für Privatkunden bleibt das PDF der übliche Weg.

Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Wer beweist den Zugang?

Das ist der Punkt, an dem es teuer wird. Wer sich auf den Zugang einer Erklärung beruft, muss ihn beweisen — und eine abgeschickte E-Mail ist kein Beweis, dass sie angekommen ist.

1. Der Sendebericht reicht nicht. Er zeigt, dass Du abgeschickt hast, nicht dass zugestellt wurde.
2. Eine Lesebestätigung hilft nur, wenn sie kommt — sie kann abgelehnt werden.
3. Was hilft: eine Reaktion des Empfängers. Eine Rückfrage, eine Teilzahlung, eine Bestätigung. Solche Antworten gehören aufbewahrt.
4. Was ebenfalls hilft: ein zweiter Weg bei wichtigen Beträgen. Wer eine hohe Schlussrechnung stellt, schickt sie zusätzlich per Post.
5. Und praktisch am wichtigsten: Zahlt jemand nicht, ruf an, bevor Du mahnst. In den meisten Fällen ist die Mail im Spam gelandet — das klärt ein Telefonat in zwei Minuten.

Damit die Rechnung ankommt

• SPF, DKIM und DMARC für die eigene Domain einrichten. Ohne diese Einträge ist der Spam-Ordner der wahrscheinlichste Empfänger.
• Aussagekräftiger Betreff: „Rechnung 2026-118, RECmode" statt „Ihre Rechnung".
• Die wichtigsten Angaben in den Text der Mail, nicht nur in den Anhang: Betrag, Rechnungsnummer, Zahlungsziel als Datum.
• PDF statt Bild oder Textdokument. Ein Foto der Rechnung wirkt unseriös und lässt sich nicht weiterverarbeiten.
• Keine Archive und keine Passwörter auf dem Anhang. Beides wird von Filtern aussortiert.
• Aus dem Auftrag erzeugen statt abtippen. Das spart Zeit und verhindert die Zahlendreher, die später Rückfragen auslösen.

Aufbewahren

Die versendete Rechnung ist aufbewahrungspflichtig — elektronisch, unveränderbar, über die gesetzliche Frist. Ein Ausdruck im Ordner ersetzt das nicht, wenn das Original elektronisch entstanden ist.

Praktisch heißt das: Die Rechnung gehört in ein System, in dem sie nicht einfach überschrieben werden kann — ein Rechnungsprogramm, die Ablage der Steuerberatung oder ein Archiv mit Versionierung. Der gesendet-Ordner im Postfach ist kein Archiv.