Die letzte Rechnung
ist die wichtigste.
Bei der Schlussrechnung wird abgerechnet, was über Wochen gelaufen ist: Abschläge, Nachträge, Skonto, Sicherheitseinbehalt. Genau deshalb steckt hier der größte Teil der Streitfälle — und zwar fast immer wegen Formfehlern, nicht wegen der Leistung.
Was sie von einer normalen Rechnung unterscheidet
- Sie schließt ab. Nach der Schlussrechnung sollen keine weiteren Forderungen aus diesem Auftrag kommen. Wer etwas vergisst, hat es in aller Regel verloren.
- Sie muss als solche bezeichnet sein. „Schlussrechnung" gehört in die Überschrift, damit für beide Seiten klar ist, was sie bedeutet.
- Alle Abschlagszahlungen werden aufgeführt — einzeln, mit Datum und Betrag, und am Ende abgezogen. Eine Schlussrechnung, die nur den Restbetrag nennt, ist nicht nachvollziehbar.
- Die Umsatzsteuer wird auf die Gesamtleistung berechnet, nicht auf den Restbetrag. Die in den Abschlägen bereits abgeführte Steuer wird verrechnet. Das ist der Fehler, der am häufigsten vorkommt.
- Nachträge gehören hinein, jeder einzeln, mit Bezug auf die Beauftragung.
Wann sie fällig wird
Die Vergütung wird bei einem Werkvertrag mit der Abnahme fällig — nicht mit dem Versand der Rechnung. Ohne Abnahme keine fällige Schlussrechnung, und ohne fällige Forderung kein Verzug.
- Erst Abnahme, dann Schlussrechnung. Die Reihenfolge ist nicht beliebig.
- Die Abnahme dokumentieren — mit Protokoll, Datum und Unterschrift. Sie kann auch durch Ingebrauchnahme oder Fristablauf eintreten; das gehört im Einzelfall geprüft.
- Prüffristen beachten. Je nach Vertragsart hat der Besteller Zeit, die Rechnung zu prüfen, bevor Verzug eintritt. Bei VOB-Verträgen gelten dafür eigene Fristen.
- Mängel berechtigen zum Einbehalt — aber nur in angemessener Höhe, nicht des Gesamtbetrags.
Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung; bei Bauverträgen unterscheiden sich BGB und VOB in wichtigen Punkten.
Die Fehler, die Geld kosten
- Zu spät gestellt. Zwischen Fertigstellung und Schlussrechnung vergehen in vielen Betrieben Wochen. Jede davon verschiebt den Zahlungseingang um dieselbe Zeit.
- Nachträge nicht schriftlich beauftragt. Was mündlich auf der Baustelle besprochen wurde, steht später gegen Aussage. Jeder Nachtrag gehört vor der Ausführung schriftlich bestätigt.
- Abschläge falsch verrechnet oder die Steuer auf den Restbetrag gerechnet.
- Leistungen vergessen. Nach der Schlussrechnung nachzufordern ist schwierig — deshalb vor dem Stellen einmal das Aufmaß und die Nachträge durchgehen.
- Kein Zahlungsziel als Datum. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" ist schwächer als „zahlbar bis zum 30.09.2026".
- Sicherheitseinbehalt nicht geregelt. Wenn einbehalten wird, gehört in die Rechnung, wie viel, wie lange und wogegen er abgelöst werden kann.
Wie es schneller geht
- Aufmaß und Stunden laufend erfassen, nicht am Ende rekonstruieren.
- Nachträge sofort schriftlich bestätigen lassen — eine Nachricht mit „bitte kurz bestätigen" reicht.
- Die Abnahme direkt vor Ort protokollieren und unterschreiben lassen.
- Die Rechnung aus dem Auftrag erzeugen, mit allen Abschlägen bereits hinterlegt.
- Am selben Tag versenden. Wer bis Montag wartet, wartet auch drei Tage länger auf das Geld.
Und danach: ein Datum für die Erinnerung setzen. Die freundliche Nachfrage drei Tage nach Fälligkeit erledigt einen großen Teil der offenen Posten, bevor überhaupt jemand an eine Mahnung denkt.