Die meisten Rechnungen
sind nur vergessen.
Offene Rechnungen sind für viele Betriebe der größte einzelne Liquiditätsposten – und der am schlechtesten verwaltete. Der Grund ist selten Streit. Der Grund ist, dass niemand eine Liste führt, wer wann was schuldet.
Wann Verzug eintritt
Verzug ist nicht dasselbe wie „noch nicht bezahlt". Er hat Voraussetzungen, und erst mit ihm entstehen Ansprüche auf Zinsen und Kosten.
- Durch Mahnung. Nach Fälligkeit eine Mahnung, und ab deren Zugang ist der Schuldner im Verzug.
- Durch Zeitablauf nach § 286 Abs. 3 BGB. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Verbrauchern nur, wenn in der Rechnung darauf hingewiesen wurde.
- Durch Vereinbarung. Ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel („zahlbar bis 30.09.") führt ohne weitere Mahnung zum Verzug.
Das spricht dafür, in jeder Rechnung ein konkretes Datum zu nennen statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen". Es ist klarer und rechtlich einfacher.
Ein Ablauf, der funktioniert
- Tag 0: Rechnung mit konkretem Zahlungsdatum, sofort nach der Leistung.
- Drei Tage nach Fälligkeit: eine freundliche Erinnerung. Kein Mahnton, kein Geld verlangen – nur der Hinweis, dass die Zahlung noch offen ist. Ein großer Teil erledigt sich hier.
- Zehn Tage nach Fälligkeit: die Mahnung, mit neuer Frist, Verzugszinsen und Mahnkosten.
- Danach: Anruf. Ein Telefonat klärt in fünf Minuten, ob es ein Versehen, ein Problem oder eine Weigerung ist – das schafft kein Brief.
- Bei Zahlungsschwierigkeiten: Ratenzahlung anbieten und schriftlich festhalten. Eine Rate ist besser als ein Rechtsstreit.
- Bei Weigerung: gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso. Das Mahnverfahren ist günstig und ohne Anwalt möglich.
Was verlangt werden darf
- Verzugszinsen. Der gesetzliche Verzugszinssatz liegt bei Verbrauchern und bei Unternehmen unterschiedlich hoch über dem Basiszinssatz, der halbjährlich neu festgesetzt wird.
- Mahnkosten in Höhe des tatsächlichen Aufwands – Porto und Material. Pauschalen in beliebiger Höhe sind nicht durchsetzbar.
- Bei Geschäftskunden zusätzlich eine gesetzliche Pauschale für Beitreibungskosten.
- Kosten der Rechtsverfolgung, wenn Verzug vorliegt.
Die genauen Sätze ändern sich; sie gehören vor dem Versand nachgesehen. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum es automatisiert gehört
Mahnen ist unangenehm, und unangenehme Aufgaben werden verschoben. Genau deshalb muss die Erinnerung vom System kommen, nicht aus dem Gedächtnis.
- Jede Rechnung bekommt beim Erstellen ein Fälligkeitsdatum im System.
- Am Tag nach der Fälligkeit erscheint sie automatisch in einer Liste offener Posten.
- Die Erinnerung nach drei Tagen wird als Entwurf vorbereitet – jemand liest drüber und schickt ab.
- Ein fester Termin in der Woche für die Durchsicht. Fünfzehn Minuten.
- Zahlungseingänge werden zugeordnet, damit niemand eine bezahlte Rechnung anmahnt. Das ist der Fehler, der Kunden wirklich verärgert.
Und der Schritt davor, der am meisten bringt: schneller Rechnung stellen. Zwischen Fertigstellung und Rechnung liegen in vielen Betrieben Wochen. Jede dieser Wochen verschiebt den Zahlungseingang um dieselbe Zeit – ganz ohne Mahnwesen.