Zwei Wege,
ein Ergebnis.

Die drei Fragen, die entscheiden

1. Womit arbeitet Dein Team schon? Wer seit zwanzig Jahren mit Textverarbeitung und Tabellen von Microsoft arbeitet, verliert bei einem Wechsel Wochen. Wer ohnehin alles im Browser macht, wird bei Google kaum etwas vermissen.
2. Welche Programme müssen mitspielen? Branchensoftware, Steuerberatung, Buchhaltung – viele erwarten bestimmte Dateiformate oder eine bestimmte Anbindung. Diese Frage klärt sich am schnellsten, indem man beim Anbieter der Fachsoftware nachfragt.
3. Wer richtet es ein und kümmert sich? Beide Lösungen sind ohne Vorkenntnisse einrichtbar, aber die Verwaltung ist bei Microsoft umfangreicher – mehr Möglichkeiten, mehr Stellschrauben, mehr Gelegenheiten, etwas zu übersehen.

Wo die Unterschiede liegen

• Arbeiten im Browser: Bei Google ist das der Normalfall und ausgereift. Bei Microsoft gibt es das auch, der volle Umfang steckt aber in den installierten Programmen.
• Installierte Programme: Nur bei Microsoft, und nur in den größeren Paketen. Wer komplexe Tabellen oder umfangreiche Dokumente baut, merkt den Unterschied.
• Gemeinsames Bearbeiten: Bei Google seit jeher der Standard. Bei Microsoft inzwischen ebenfalls gut, gelegentlich mit Eigenheiten bei installierten Programmen.
• Speicherplatz: Beide staffeln nach Paket; für einen Betrieb mit vielen Baustellenfotos ist das ein echtes Kriterium.
• Videokonferenz, Chat, Aufgaben: Bei beiden enthalten.
• Geräteverwaltung: Bei Microsoft in den größeren Paketen deutlich umfangreicher – interessant, sobald Firmentelefone verwaltet werden sollen.

Datenschutz

Beide Anbieter sitzen in den USA, beide bieten inzwischen Verarbeitung in europäischen Rechenzentren und die üblichen vertraglichen Grundlagen an. Für einen Betrieb bedeutet das drei konkrete Aufgaben.

1. Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Beide stellen ihn bereit; er muss aktiv angenommen werden.
2. Datenstandort einstellen, wo es die Option gibt.
3. Den Dienst in der Datenschutzerklärung nennen, wenn darüber Kundendaten verarbeitet werden – etwa bei einem Kontaktformular, dessen Nachrichten dort landen.
4. Zugriffsrechte und Freigaben prüfen. Der häufigste Fehler ist nicht der Anbieter, sondern ein Ordner, der versehentlich für jeden mit dem Link freigegeben ist.

Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was in jedem Fall dazugehört

• E-Mail auf der eigenen Domain. Eine Adresse bei einem Freimail-Anbieter kostet bei Geschäftskunden Vertrauen – und sie gehört Dir nicht.
• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten, verpflichtend.
• Ein Administrator und eine Vertretung. Ein Konto, dessen einziger Verwalter ausfällt, ist ein Risiko.
• Sicherung. Beide Anbieter sichern gegen technischen Ausfall, nicht gegen versehentliches Löschen über längere Zeiträume. Eine zusätzliche Sicherung der Postfächer ist sinnvoll.
• Klare Ordnerstruktur von Anfang an. Sonst entsteht in zwei Jahren dasselbe Chaos wie auf dem alten Server.
• Regeln für Freigaben: Wer darf was nach außen teilen?

Und die ehrliche Empfehlung: Beide sind gute Lösungen. Die schlechtere Wahl ist, bei privaten Postfächern und einer externen Festplatte zu bleiben.