Nicht alles.
Eine Sache.
Digitalisierung klingt nach einem Projekt, für das man ein halbes Jahr braucht. In den meisten Betrieben ist es eine Reihe kleiner Schritte, die je einen Nachmittag kosten – und der erste davon hat nichts mit Software zu tun.
Der erste Schritt ist keine Software
Bevor irgendein Programm hilft, muss klar sein, wo die Zeit hingeht. Eine Woche mitschreiben reicht: Was wurde gemacht, wie lange hat es gedauert, was davon war Suchen, Abtippen, Nachfragen oder Warten.
Das Ergebnis überrascht fast jeden. In vielen Betrieben sind es drei Stellen: der Weg von der Anfrage zum Angebot, das Nachfassen, und alles, was doppelt eingegeben wird.
Die Schritte in sinnvoller Reihenfolge
- Ein Eingang für Anfragen. Telefon, Formular, WhatsApp, Empfehlung – alles landet an einer Stelle, und eine Person sieht täglich hinein. Das kostet nichts und verhindert die teuersten Verluste.
- Eine Website, die Anfragen bringt. Nicht eine Visitenkarte, sondern Leistungen, Belege und ein kurzer Weg zur Anfrage. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.
- Google-Unternehmensprofil vollständig, mit Bildern und Bewertungen. Schnellster Hebel für lokale Sichtbarkeit, kostet nichts.
- Angebote aus Bausteinen statt jedes Mal neu. Das verkürzt den Weg vom Termin zum Angebot von Tagen auf Stunden.
- Zeiterfassung mit Auftragsbezug. Erfüllt die Pflicht und liefert nebenbei die Nachkalkulation.
- Digitale Ablage mit einer Struktur, die alle verstehen.
- Rechnungen aus dem Auftrag, nicht abgetippt. Spätestens mit der E-Rechnung ohnehin fällig.
- Dokumentation von der Baustelle, die am Vorgang landet.
Acht Schritte, und kein einziger davon braucht ein großes System. Jeder einzelne wirkt für sich.
Was den Einstieg scheitern lässt
- Alles auf einmal. Wer sechs Dinge gleichzeitig einführt, führt keines ein.
- Kein Zuständiger. Ohne eine Person, die dranbleibt, schläft jedes Vorhaben nach sechs Wochen ein.
- Das Team nicht gefragt. Wer damit arbeiten soll, muss es vorher in der Hand gehabt haben.
- Parallelbetrieb. Zettel und System nebeneinander heißt: doppelte Arbeit und am Ende Zettel.
- Werkzeug vor Problem. Erst die Software kaufen, dann überlegen, wofür – das ist der häufigste Weg und der teuerste.
Fördermittel
Für Digitalisierungsvorhaben gibt es Zuschüsse und geförderte Beratung – auf Bundesebene, über die Länder und über die Handwerkskammern. Die Programme ändern sich regelmäßig, Namen und Bedingungen ebenso.
- Bei der zuständigen Handwerkskammer nach aktuellen Programmen und nach Digitalisierungsberatern fragen. Diese Beratung ist häufig kostenlos oder stark bezuschusst.
- In der Förderdatenbank des Bundes nach Programmen für den eigenen Bereich suchen.
- Beim Land nachsehen – viele Programme sind Landesprogramme.
- Wichtig: Fast alle Programme verlangen, dass der Antrag vor Auftragsvergabe gestellt wird. Wer zuerst kauft, verliert den Zuschuss.
- Angaben immer direkt beim Fördergeber prüfen. Beträge, Quoten und Fristen ändern sich häufig.
Und ein ehrlicher Hinweis: Eine Förderung ist ein Grund, etwas günstiger zu machen – kein Grund, etwas zu machen. Was ohne Zuschuss keinen Sinn ergibt, ergibt ihn mit auch nicht.