Suchen ist die
teuerste Tätigkeit.

Die Grundregeln

1. Ein Ort. Nicht zwei Festplatten, drei Postfächer und ein Telefon. Ein Ort, auf den alle zugreifen, mit Rechten je Person.
2. Nach Vorgang, nicht nach Dateityp. Alles zu einem Auftrag liegt zusammen: Angebot, Fotos, Aufmaß, Lieferschein, Rechnung. Ordner namens „Rechnungen" und „Fotos" zwingen dazu, an drei Stellen zu suchen.
3. Namen, die sortieren. Datum am Anfang im Format Jahr-Monat-Tag, dann Vorgang, dann Inhalt. So ordnet sich alles von selbst.
4. Keine Ordner tiefer als drei Ebenen. Was tiefer liegt, findet niemand mehr.
5. Ein Ordner für „noch zu sortieren" – und ein fester Termin, ihn zu leeren. Ohne diesen Ordner landet alles auf dem Schreibtisch.

Ein Aufbau, der sich bewährt

• 01 Kunden – je Kunde ein Ordner, darin je Auftrag ein Unterordner.
• 02 Lieferanten – Verträge, Preislisten, Korrespondenz.
• 03 Betrieb – Versicherungen, Fahrzeuge, Geräte, Prüfungen, Wartungsnachweise.
• 04 Personal – getrennt und mit eingeschränkten Rechten. Personalakten gehören nicht in den allgemeinen Zugriff.
• 05 Buchhaltung – nach Jahr, im Austausch mit der Steuerberatung.
• 06 Vorlagen – Angebot, Rechnung, Protokolle, Textbausteine.

Sechs Ordner auf der obersten Ebene reichen für die meisten Betriebe. Wer mehr braucht, hat meist ein Benennungsproblem, kein Strukturproblem.

Papier, das hineinkommt

1. Mit dem Telefon scannen, nicht abfotografieren. Die Scan-Funktion richtet das Bild gerade und erzeugt ein PDF.
2. Texterkennung einschalten, damit die Dokumente durchsuchbar sind. Das ist der Unterschied zwischen einem Archiv und einem Bilderhaufen.
3. Direkt an der Baustelle scannen, nicht im Handschuhfach sammeln.
4. Sofort benennen. Ein Dokument, das drei Wochen als „Scan_0042" liegt, wird nie mehr zugeordnet.
5. Papier danach nach den geltenden Aufbewahrungsregeln behandeln – nicht alles darf weg, nur weil es gescannt ist.

Aufbewahrung und Sicherung

• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Belege. Für steuerrelevante Unterlagen gibt es zusätzlich Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Was davon für Deinen Betrieb gilt, klärt die Steuerberatung.
• Sicherung an einem zweiten Ort. Ein Cloud-Speicher allein ist keine Sicherung: Wer versehentlich löscht, löscht überall.
• Versionen aufbewahren, damit sich ein überschriebenes Dokument zurückholen lässt.
• Zugriffsrechte je Ordner. Nicht jeder braucht die Personalakten.
• Einmal im Jahr eine Rückholung testen. Eine ungeprüfte Sicherung ist eine Hoffnung.

Und der Schritt, der am meisten spart: gar nicht erst Papier entstehen lassen. Eine Anfrage, die als Datensatz ankommt, ein Angebot, das aus dem Vorgang entsteht, eine Rechnung, die daraus folgt – dann gibt es nichts zu scannen und nichts zu suchen.