Der Zettel auf dem
Armaturenbrett.

Woran man merkt, dass es fehlt

• Zwei Leute rufen denselben Kunden an – oder keiner, weil jeder den anderen vermutet hat.
• Ein Angebot bleibt vier Wochen liegen, weil niemand nachgehalten hat.
• Bei einer Rückfrage sucht jemand zehn Minuten in seinem Postfach nach dem letzten Stand.
• Wer krank ist, nimmt den Stand seiner Vorgänge mit nach Hause.
• Auf die Frage „Wie viele offene Angebote haben wir?" gibt es keine Antwort, nur eine Schätzung.

Wer nichts davon kennt, braucht kein System. Wer zwei davon kennt, verliert Geld – und zwar nicht an Mitbewerber, sondern an den eigenen Ablauf.

Was so ein System eigentlich tut

1. Ein Ort für jeden Kontakt. Wer ist das, wie erreicht man ihn, was war bisher.
2. Ein Stand für jeden Vorgang. Angefragt, Termin vereinbart, Angebot raus, beauftragt, erledigt, verloren.
3. Eine nächste Aktion mit Datum. Der wichtigste Teil überhaupt – ohne ihn ist es nur eine Adressliste.
4. Eine Zusammenfassung. Wie viele Anfragen kamen, wie viele wurden Aufträge, wo bleiben die meisten hängen.
5. Ablage der Unterlagen beim Vorgang statt in fünf Postfächern.

Der Einstieg ohne großes Projekt

Der häufigste Fehler ist, mit einem großen System anzufangen und es dann nicht zu füllen. Ein halbvolles System ist schlimmer als eine gute Liste, weil niemand ihm traut.

1. Mit einer Tabelle anfangen. Kontakt, Anliegen, Stand, nächste Aktion, Datum. Wer diese fünf Spalten zwei Monate pflegt, weiß danach genau, was ein System können muss.
2. Einen einzigen Eingang festlegen. Alle Anfragen – Formular, Telefon, Chat, Empfehlung – landen an derselben Stelle. Ohne das nützt kein System.
3. Eine Person zuständig machen für die tägliche Durchsicht. Zuständigkeit schlägt Software.
4. Erst dann ein Werkzeug wählen, und zwar das kleinste, das die eigenen fünf Spalten abbildet.
5. Die Website anbinden. Eine Anfrage über das Formular sollte den Vorgang von selbst anlegen – sonst tippt jemand ab, und irgendwann tippt er nicht mehr ab.

Worauf bei der Auswahl zu achten ist

• Daten exportierbar. Was nicht herauskommt, bindet Dich an den Anbieter.
• Server in der EU oder eine saubere Grundlage für den Transfer, plus Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Auf dem Handy bedienbar. Wer auf der Baustelle steht, öffnet keinen Rechner.
• Weniger Felder, nicht mehr. Jedes Pflichtfeld, das keiner braucht, senkt die Wahrscheinlichkeit, dass gepflegt wird.
• Anbindung an das, was schon da ist: Postfach, Kalender, Rechnungsprogramm.
• Preis pro Person und Monat im Blick behalten – bei kleinen Teams summiert sich das schneller als gedacht.

Und der ehrlichste Rat zum Schluss: Das beste System ist das, das benutzt wird. Eine gepflegte Tabelle schlägt jede ungenutzte Software.