Das Foto, das
Du später brauchst.

Was dokumentiert gehört

• Zustand vor Beginn. Der wichtigste Teil überhaupt. Vorhandene Schäden, Risse, Flecken, Zustand der Zuwege – fotografiert, bevor jemand Werkzeug auspackt.
• Verdeckte Leistungen. Alles, was später zugebaut wird: Leitungen, Abdichtungen, Dämmung, Befestigungen. Was zu ist, lässt sich nicht mehr zeigen.
• Abweichungen vom Auftrag mit Begründung und mit dem Hinweis, wer sie angeordnet hat.
• Behinderungen: fehlender Strom, versperrter Zugang, nicht fertige Vorleistung. Mit Datum, Uhrzeit und Foto.
• Zustand bei Abnahme und die fertige Arbeit.
• Übergebene Schlüssel, Unterlagen, Restmaterial.

Damit es im Streitfall trägt

1. Datum und Uhrzeit müssen aus der Datei hervorgehen. Kameras und Telefone schreiben das mit – solange die Uhr stimmt und die Datei nicht bearbeitet wird.
2. Unbearbeitet aufbewahren. Zugeschnittene oder nachbearbeitete Bilder verlieren an Beweiswert. Für Berichte gern eine Kopie bearbeiten, das Original bleibt.
3. Zuordnung zum Vorgang, nicht zur Telefongalerie. Ein Bild ohne Auftragsnummer ist in einem Jahr wertlos.
4. Schriftliche Ergänzung. Ein Satz dazu, was zu sehen ist und warum es festgehalten wurde.
5. Zeitnah beim Kunden ansprechen. Eine Behinderung, die erst in der Schlussrechnung auftaucht, wirkt nachgeschoben – eine, die am selben Tag gemeldet wurde, nicht.

Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Bauverträgen gelten je nach Vertragsart besondere Anzeige- und Formvorschriften; die gehören einmal fachkundig geklärt.

Wie es ohne Mehraufwand geht

Dokumentation scheitert nicht am Wollen, sondern daran, dass sie eine zusätzliche Handlung ist. Sie muss in den Ablauf hinein, nicht daneben.

1. Feste Zeitpunkte statt „wenn was ist": Ankunft am ersten Tag, vor jedem Zubauen, bei jeder Abweichung, bei Abgabe. Vier Anlässe, die jeder kennt.
2. Eine feste Reihenfolge von Bildern, jedes Mal dieselbe. Was zur Gewohnheit wird, wird nicht vergessen.
3. Diktieren statt tippen. Zwei Sätze ins Telefon sprechen dauert zehn Sekunden; Tippen auf der Leiter dauert nie.
4. Zuordnung beim Aufnehmen, nicht abends. Wer erst zu Hause sortiert, sortiert irgendwann nicht mehr.
5. Automatisch berichten. Aus den Bildern und Notizen eines Tages entsteht ein Bericht, ohne dass jemand ihn schreibt.

Was danach damit möglich wird

• Nachträge belegen. Eine Abweichung mit Bild und Datum wird bezahlt, eine ohne wird diskutiert.
• Referenzen. Vorher-Nachher-Bilder sind das stärkste Material, das eine Website haben kann – und sie entstehen nebenbei. Wichtig: vorher die Erlaubnis des Kunden einholen, schriftlich.
• Einarbeitung. Dokumentierte Baustellen sind die beste Schulung für neue Leute.
• Nachkalkulation. Wer sieht, wie lange welcher Schritt gedauert hat, kalkuliert den nächsten Auftrag besser.
• Weniger Rückfragen. Ein Bericht, der abends beim Kunden ankommt, ersetzt drei Anrufe.

Damit dreht sich die Sache um: Was als Pflicht anfängt, wird zum Material für Angebote, für die Website und für die Kalkulation. Es muss nur einmal an der richtigen Stelle landen.