Der Kanal, den
ohnehin jeder nutzt.
Kunden schreiben längst per WhatsApp – die Frage ist nur, ob sie auf eine private Nummer schreiben, die abends mitläuft, oder auf einen Zugang, der dem Betrieb gehört. Der Unterschied ist größer, als die kostenlose App vermuten lässt.
Was die Business-App anders macht
- Profil statt Person. Firmenname, Adresse, Öffnungszeiten, Website und eine Beschreibung – sichtbar, bevor jemand schreibt.
- Abwesenheitsnachricht. Außerhalb der Öffnungszeiten antwortet der Zugang von selbst, mit einer Nachricht, die Du festlegst.
- Begrüßung für Erstkontakte. Wer zum ersten Mal schreibt, bekommt sofort eine Antwort statt Stille.
- Schnellantworten. Wiederkehrende Texte auf Kürzel gelegt – Anfahrt, Preisauskunft, Terminvorschlag.
- Etiketten. Chats markieren als „Neue Anfrage", „Angebot raus", „Termin steht". Das ersetzt keine Kundenverwaltung, ordnet aber den Posteingang.
- Katalog. Leistungen mit Bild und Beschreibung, direkt im Chat teilbar.
Die App ist kostenlos. Für Betriebe mit mehreren Personen am selben Zugang oder mit Anbindung an eigene Systeme gibt es zusätzlich eine Schnittstelle, die über einen Anbieter läuft und abgerechnet wird – für die meisten kleinen Betriebe ist das nicht nötig.
Die drei Nachrichten, die den Unterschied machen
- Begrüßung. Kurz sagen, dass die Nachricht angekommen ist, bis wann eine Antwort kommt und was Du für ein Angebot brauchst. Drei Sätze reichen.
- Abwesenheit. Nicht „Wir sind gerade nicht da", sondern „Wir sind ab 7 Uhr wieder erreichbar und melden uns dann. Für dringende Fälle: Telefonnummer."
- Schnellantwort für die Standardfrage. Jeder Betrieb hat eine Frage, die jeden Tag kommt. Die Antwort einmal gut schreiben und auf ein Kürzel legen – das spart mehr Zeit als jedes Werkzeug.
Was beim Datenschutz zu bedenken ist
WhatsApp gehört zu Meta, die Verarbeitung findet außerhalb der EU statt. Für die geschäftliche Nutzung heißt das: Der Kanal gehört in die Datenschutzerklärung, und er sollte nicht der einzige Weg sein – wer nicht per WhatsApp schreiben will, braucht eine Alternative.
- Den Kanal in der Datenschutzerklärung benennen, mit Anbieter und Zweck.
- Keine besonders sensiblen Daten über den Kanal abfragen. In einer Praxis gehören Befunde nicht in einen Chat.
- Auf dem Geschäftsgerät bleiben: Ein privates Adressbuch auf demselben Telefon überträgt Kontakte, die nichts mit dem Betrieb zu tun haben.
- Immer auch Telefon, Formular oder E-Mail anbieten.
Dieser Abschnitt ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Wie es mit der Website zusammenspielt
Ein Chat-Knopf auf der Website ist schnell eingebaut – und genau dort wird es oft falsch gemacht: Viele Einbindungen laden bereits beim Seitenaufruf fremde Skripte. Ein schlichter Link auf die eigene Nummer tut dasselbe, ohne dass etwas nachgeladen wird.
Wichtiger als der Knopf ist die Frage dahinter: Welche Anfragen kommen über welchen Weg, und was passiert danach? Ein Kanal, der schnell antwortet, aber in dem Anfragen liegen bleiben, verschiebt das Problem nur nach hinten.