Rechnungen schreiben
ist keine Abendbeschäftigung.
In vielen Betrieben werden Rechnungen abends geschrieben, weil tagsüber keine Zeit ist. Die Folge: Sie gehen später raus, werden später bezahlt – und wer zu spät mahnt, wartet noch länger.
Die Kette, um die es geht
Rechnungsstellung ist selten ein einzelner Schritt, sondern eine Kette: Anfrage, Angebot, Auftrag, Leistung, Rechnung, Zahlungseingang, Erinnerung. Jeder Übergang ist eine Stelle, an der Arbeit anfällt und an der etwas liegen bleiben kann.
Automatisieren heißt hier nicht, dass ein Programm Preise erfindet. Es heißt, dass die Daten nicht dreimal eingetippt werden: Was im Angebot steht, steht auch in der Rechnung; was im Auftrag vereinbart wurde, steht im Lieferschein.
Was sich zuverlässig automatisieren lässt
- Angebot aus dem Gesprächsprotokoll. Positionen aus einer Vorlage, Preise aus einer gepflegten Liste — der Rest ist Prüfen und Freigeben.
- Rechnung aus dem Angebot. Nach Abschluss wird aus dem Angebot eine Rechnung, mit fortlaufender Nummer und ohne erneutes Tippen.
- Versand. Als PDF per Mail, mit einem Text, der zum Auftrag passt.
- Zahlungsabgleich. Offene Posten mit Kontoeingängen abgleichen, damit niemand mahnt, der schon bezahlt hat.
- Erinnerungen. Freundlich nach einigen Tagen, deutlicher später — zeitlich gesteuert statt nach Gefühl.
Pflichtangaben, die nicht fehlen dürfen
Eine Rechnung braucht nach § 14 Umsatzsteuergesetz bestimmte Angaben. Wer automatisiert, sollte sie einmal in der Vorlage richtig hinterlegen – dann stimmen sie dauerhaft:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie der Steuerbetrag
- Bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
Der unterschätzte Teil: die Erinnerung
Die meisten offenen Rechnungen sind nicht strittig, sondern vergessen. Eine freundliche Erinnerung nach ein paar Tagen holt einen großen Teil davon herein – vorausgesetzt, sie kommt überhaupt.
Genau daran scheitert es meistens: Erinnern ist unangenehm, deshalb wird es verschoben. Wenn es automatisch passiert, ist es keine Entscheidung mehr, sondern ein Ablauf. Das nimmt den unangenehmen Teil heraus.
Sinnvoll ist eine Abstufung: nach wenigen Tagen ein freundlicher Hinweis, später eine deutlichere Erinnerung, und erst danach der Schritt, den man persönlich gehen sollte.
Was nicht automatisch laufen sollte
Zwei Dinge gehören in menschliche Hand. Erstens die Freigabe von Angeboten mit ungewöhnlichem Umfang – ein Rechenfehler in einer Vorlage multipliziert sich sonst. Zweitens der Ton bei strittigen Fällen: Wenn ein Kunde reklamiert, ist eine automatische Mahnung der schnellste Weg, aus einem Missverständnis einen Konflikt zu machen.
Die Regel, die sich bewährt hat: Alles, was Routine ist, läuft automatisch. Alles, was eine Entscheidung ist, wird vorbereitet und dann freigegeben.