Die Mail kommt
zurück.

Warum E-Mail scheitert

• Jeder Anbieter hat eigene Grenzen, häufig zwischen 10 und 50 Megabyte. Entscheidend ist die kleinere der beiden Grenzen — Deine und die des Empfängers.
• Anhänge werden größer, als sie sind. Für den Versand werden sie umkodiert; rechne mit etwa einem Drittel Aufschlag.
• Große Anhänge landen häufiger im Spam, besonders mit mehreren Dateien.
• Archive werden oft blockiert. Viele Filter lassen ZIP-Dateien gar nicht durch.
• Und das Postfach des Empfängers läuft voll — danach kommt von Dir gar nichts mehr an.

Die Wege im Vergleich

1. Link aus dem eigenen Cloud-Speicher. Der beste Weg für Betriebe: Die Datei liegt ohnehin dort, der Link lässt sich befristen und mit Passwort schützen, und er lässt sich später wieder entziehen.
2. Übertragungsdienste für einmalige große Sendungen. Bequem, aber die Datei liegt bei einem Dritten — für Kundendaten nur mit Blick auf den Anbieter und dessen Standort.
3. Der eigene Webspace. Datei hochladen, Link verschicken. Kostet nichts extra, verlangt aber Disziplin beim Aufräumen und einen Schutz gegen zufälliges Auffinden.
4. Physisch: USB-Stick oder Festplatte. Bei sehr großen Videomengen immer noch der schnellste Weg — verschlüsselt, wenn Kundendaten darauf sind.
5. Was nicht taugt: die Datei in zehn Mails aufteilen. Das erzeugt genau das Chaos, das man vermeiden wollte.

Datenschutz

• Was ist in der Datei? Baustellenfotos ohne Personen sind unkritisch. Bilder mit erkennbaren Menschen, Ausweise, Gesundheitsunterlagen oder Personallisten sind es nicht.
• Anbieter mit Verarbeitung in der EU bevorzugen und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen, wenn regelmäßig Kundendaten übertragen werden.
• Links befristen. Ein Link ohne Ablaufdatum funktioniert in drei Jahren noch — und wandert bis dahin durch beliebig viele Postfächer.
• Passwort getrennt übermitteln, nicht in derselben Mail. Sonst ist es kein Schutz, sondern Dekoration.
• „Jeder mit dem Link" ist öffentlich. Solche Links werden gefunden; für Kundendaten ist die Freigabe an benannte Personen der richtige Weg.
• Nach Abschluss löschen. Was nicht mehr gebraucht wird, gehört weg — das ist der einfachste Datenschutz überhaupt.

Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.

Dauerhaft lösen statt jedes Mal improvisieren

1. Einen Weg festlegen, den alle nutzen — nicht drei parallel.
2. Eine Ordnerstruktur je Kunde und Auftrag, damit der Link direkt auf den richtigen Ordner zeigt.
3. Fotos beim Aufnehmen richtig ablegen, nicht abends sortieren.
4. Eine Standardformulierung für die Mail: was im Ordner liegt, wie lange der Link gilt, wen man bei Problemen anruft.
5. Und in die andere Richtung: Wer regelmäßig große Dateien von Kunden bekommt, richtet einen Upload-Ordner ein, statt auf Mails zu warten, die nie ankommen.

Der Aufwand ist einmalig ein Nachmittag. Danach entfällt die Diskussion, die sonst bei jedem größeren Auftrag neu geführt wird.