Ein Zettel im
Handschuhfach.
Für Firmenfahrzeuge, die auch privat genutzt werden, gibt es zwei Wege: die pauschale Versteuerung oder das Fahrtenbuch. Der zweite ist aufwendiger und bei geringer Privatnutzung deutlich günstiger — aber nur, wenn er sauber geführt wird.
Wann es sich lohnt
Die Pauschalregelung versteuert monatlich einen Anteil des Listenpreises als geldwerten Vorteil, ohne Rücksicht darauf, wie viel privat gefahren wurde. Das Fahrtenbuch rechnet nach tatsächlicher Nutzung ab.
- Lohnt sich, wenn der private Anteil gering ist — etwa bei einem Werkstattwagen, der abends stehen bleibt.
- Lohnt sich, bei einem teuren Fahrzeug mit hohem Listenpreis und wenig Privatfahrten.
- Lohnt sich nicht, wenn das Fahrzeug regelmäßig privat genutzt wird — dann ist der Aufwand größer als der Vorteil.
- Die Methode gilt für ein Jahr und für jedes Fahrzeug einzeln. Ein Wechsel mitten im Jahr ist nicht möglich.
Ob sich der Wechsel im Einzelfall rechnet, lässt sich mit der Steuerberatung in einer Viertelstunde ausrechnen. Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine Steuerberatung.
Was hineingehört
- Datum jeder Fahrt.
- Kilometerstand bei Beginn und Ende.
- Reiseziel — Ort und Straße, nicht nur „Baustelle".
- Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner mit Namen.
- Umwege gesondert vermerkt.
- Privatfahrten müssen nur mit Kilometerangabe erfasst werden, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit einem entsprechenden Vermerk.
Elektronisch führen
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zulässig, muss aber dieselben Anforderungen erfüllen — und eine zusätzliche: Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein.
- Eine Tabelle genügt dafür nicht. Sie lässt sich jederzeit ändern, ohne dass es auffällt. Damit ist sie kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
- Apps mit Stecker im Fahrzeug erfassen Kilometerstand und Strecke automatisch; ergänzt werden müssen Zweck und Geschäftspartner.
- Die Ergänzung muss zeitnah erfolgen — üblicherweise innerhalb weniger Tage. Wer Monate später zuordnet, riskiert die Anerkennung.
- Export als unveränderbare Datei und Aufbewahrung über die gesetzliche Frist.
- Vor dem Kauf mit der Steuerberatung abstimmen, ob die Lösung anerkannt wird. Das ist billiger als eine Feststellung im Nachhinein.
Was es nebenbei bringt
Ein geführtes Fahrtenbuch beantwortet Fragen, die sonst niemand beantworten kann — und zwar ohne Zusatzaufwand.
- Fahrzeiten je Auftrag. Was kostet die Anfahrt wirklich, und rechnet sich der Auftrag zwei Orte weiter noch?
- Auslastung je Fahrzeug. Braucht es den dritten Transporter?
- Nachweis gegenüber Kunden, wenn Anfahrt berechnet wird.
- Grundlage für die Tourenplanung. Wer sieht, wie oft dieselbe Strecke doppelt gefahren wird, plant anders.
Und wenn ohnehin erfasst wird: Die Fahrt gehört an den Auftrag, nicht in eine getrennte Liste. Dann steht die Anfahrt automatisch in der Nachkalkulation — und das ist die Zahl, die am Jahresende über die Preisliste entscheidet.