Abgeschickt heißt
nicht angekommen.
Ein Angebot, das im Spam-Ordner liegt, ist ein verlorener Auftrag – und niemand erfährt davon. Der Absender denkt, es sei zugestellt, der Empfänger wartet. In den allermeisten Fällen liegt es an drei Einträgen, die bei der Domain fehlen.
Die drei Einträge
Empfangende Server prüfen heute, ob eine Mail wirklich von dem kommt, was im Absender steht. Fehlen die Nachweise, landet sie im besten Fall im Spam-Ordner und im schlechteren gar nicht erst im Postfach.
- SPF. Ein Eintrag bei der Domain, der sagt, welche Server für Dich versenden dürfen. Fehlt er, kann jeder in Deinem Namen schreiben – und die Empfänger wissen das.
- DKIM. Eine Signatur, mit der jede Mail unterschrieben wird. Der Empfänger prüft, ob sie unterwegs verändert wurde und ob sie wirklich von Deiner Domain stammt.
- DMARC. Die Anweisung, was mit Mails geschehen soll, die SPF und DKIM nicht bestehen. Zusätzlich bekommst Du Berichte darüber, wer in Deinem Namen versendet.
Große Anbieter haben ihre Anforderungen in den letzten Jahren verschärft. Wer regelmäßig an viele Empfänger schreibt, kommt ohne diese drei Einträge praktisch nicht mehr durch.
Was sonst noch Zustellbarkeit kostet
- Der Absender passt nicht zum Server. Klassiker beim Kontaktformular: Die Seite verschickt mit der Adresse des Besuchers als Absender. Für Spamfilter sieht das aus wie eine Fälschung. Richtig ist die eigene Domain als Absender und der Besucher in „Antwort an".
- Versand über den Webspace des Hosters statt über einen richtigen Mailserver. Diese Adressen haben oft einen schlechten Ruf, weil viele Kunden darauf sitzen.
- Kein sprechender Absendername oder ständig wechselnde Adressen.
- Anhänge in ungewöhnlichen Formaten, besonders Archive und Dokumente mit Makros.
- Viele Empfänger auf einmal im Kopierfeld statt als Einzelversand.
- Ein Postfach ohne Aufräumen. Volle Postfächer nehmen nichts mehr an, und der Absender bekommt das nicht immer mit.
Einrichten, Schritt für Schritt
- Beim Hoster oder Mailanbieter nachsehen, welche Werte für SPF und DKIM gebraucht werden. Alle seriösen Anbieter dokumentieren das.
- Die Einträge bei der Domain hinterlegen. Das passiert dort, wo die Domain verwaltet wird – nicht zwingend beim selben Anbieter wie das Postfach.
- Nur ein SPF-Eintrag je Domain. Zwei davon heben sich gegenseitig auf – ein häufiger Fehler, wenn ein zweiter Dienst dazukommt.
- Alle Versender eintragen: Postfach, Newsletter-Dienst, Buchhaltungsprogramm, Website. Jeder, der in Deinem Namen schreibt, gehört hinein.
- DMARC zunächst im beobachtenden Modus einrichten und die Berichte ansehen. Erst wenn alle eigenen Versender sauber bestehen, strenger stellen.
- Nach jeder Änderung erneut testen. Die Einträge brauchen etwas Zeit, bis sie überall bekannt sind.
Beim Kontaktformular besonders wichtig
Das Formular auf der Website ist der Punkt, an dem stille Verluste entstehen. Die Seite meldet „Nachricht gesendet", der Betrieb bekommt nichts, und niemand merkt es – bis ein Kunde anruft und fragt, warum sich keiner meldet.
- Absender ist die eigene Domain, der Besucher steht in „Antwort an".
- Eine Bestätigung an den Absender – sie beweist beiden Seiten, dass es funktioniert hat.
- Eine Kopie an eine zweite Adresse oder eine Ablage, die nicht vom Postfach abhängt.
- Einmal im Monat selbst durch das eigene Formular schreiben. Das ist die einzige Prüfung, die wirklich zählt.