Eine Sicherung,
die nie geprüft wurde.

Die Regel, die sich bewährt hat

Sie heißt 3-2-1 und ist seit Jahrzehnten der Maßstab – weil sie gegen alle drei üblichen Verlustarten gleichzeitig schützt: Defekt, Versehen und Schadsoftware.

• 3 Kopien der Daten: das Original und zwei Sicherungen.
• 2 verschiedene Medien oder Orte: nicht beide Sicherungen auf demselben Rechner oder derselben Platte.
• 1 Kopie außer Haus: bei einem Anbieter oder auf einem Datenträger an einem anderen Ort. Gegen Brand, Wasser und Diebstahl hilft nichts anderes.

Manche ergänzen heute eine Null für „null Fehler bei der Wiederherstellung" – also eine geprüfte Rückholung. Genau das ist der Punkt, an dem die meisten scheitern.

Was gesichert gehört

1. Buchhaltung und Belege. Gesetzlich aufbewahrungspflichtig – ein Verlust ist nicht nur ärgerlich, sondern ein Problem gegenüber dem Finanzamt.
2. Angebote, Aufträge, Rechnungen.
3. Kundendaten und die Historie dazu.
4. Fotos von Baustellen. Der Beweis, den niemand vermisst, bis er ihn braucht.
5. E-Mail. Wird fast immer vergessen, weil sie „ja im Netz liegt". Ein gelöschtes Postfach ist trotzdem weg.
6. Die Website samt Datenbank, falls sie eine hat.
7. Zugangsdaten, verschlüsselt. Eine Sicherung, deren Passwort niemand kennt, ist keine.
8. Lizenzen und Verträge.

Und der Punkt, den fast alle übersehen: Daten auf Telefonen. Fotos, Sprachnotizen, WhatsApp-Verläufe mit Kundenabsprachen. Wenn das Telefon in den Bauschutt fällt, ist das alles weg.

Wie oft und wie lange

• Täglich automatisch für alles, was sich ändert. Was von Hand gemacht werden muss, wird irgendwann nicht mehr gemacht.
• Aufbewahrung über mehrere Wochen. Schadsoftware wird oft erst nach Tagen bemerkt. Wer nur die letzte Sicherung hat, sichert den Schaden.
• Monatsstände für längere Zeiträume, besonders bei buchhaltungsrelevanten Daten.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten – sie gelten auch für digitale Belege. Die Dauer gehört mit der Steuerberatung abgestimmt.

Der Teil, der wirklich zählt

Eine Sicherung ist nichts wert, bis sie einmal zurückgespielt wurde. Diese Probe kostet eine Stunde im Jahr und ist die einzige Prüfung, die zählt.

1. Eine Datei aus der Sicherung holen, die vor drei Wochen geändert wurde. Geht das, und ist es die richtige Fassung?
2. Ein ganzes Verzeichnis zurückholen und den Inhalt stichprobenhaft prüfen.
3. Aufschreiben, wie lange das gedauert hat. Diese Zeit ist die Ausfallzeit im Ernstfall.
4. Prüfen, wer das kann. Wenn nur eine Person es weiß, ist die Sicherung von dieser Person abhängig.
5. Einen Notfallzettel anlegen: Wo liegt was, wie kommt man heran, wen ruft man an. Auf Papier – im Ernstfall ist das Netz Teil des Problems.

Und eine Überlegung, die viel spart: Je weniger die Website und die Abläufe an eigenen Servern hängen, desto weniger gibt es zu sichern. Eine Seite aus fertigen Dateien ist in Minuten wiederhergestellt.